Không nằm ngoài xu thế của thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành lợi thế giúp doanh nghiệp chủ động hội nhập nền kinh tế. Theo đó, doanh nghiệp hiện nay đang ưu tiên lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên hình thức hóa đơn mới này khiến khá nhiều doanh nghiệp còn lúng túng khi tiếp cận. Chính vì vậy, bài viết sau đây sẽ liệt kê các lỗi cần tránh khi tạo lập hóa đơn điện tử cùng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để kế toán có thể nắm được khi xuất hóa đơn.
1. Hóa đơn điện tử không đủ các nội dung bắt buộc
Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC, khi tạo hóa đơn điện tử cần lưu ý có những nội dung bắt buộc phải đúng, đó là: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn.
Trường hợp vi phạm thì bị phạt tiền từ 2 triệu – 4 triệu đồng.
2. Hóa đơn điện tử thiếu hoặc sai các nội dung khác
Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC, trường hợp khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung quy định bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác (trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính) thì:
Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
Phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 2.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
3. Khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định
Việc khởi tạo hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
– Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
– Sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– DN trang bị phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Trường hợp vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Một doanh nghiệp có thể phát hành tối đa bao nhiêu mẫu hóa đơn?
Mách kế toán cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng
4. Khởi tạo hóa đơn điện tử giả
Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. Nếu thuộc trường hợp này thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Ngoài ra, tổ chức, cá nhân vi phạm còn có thể bị phạt đình chỉ quyền khởi tạo hóa đơn điện tử từ 01 tháng đến 03 tháng kể từ ngày quyết định xử phạt có hiệu lực thi hành.
